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日本国外で行われる国際会議に出席する場合、政策提言・情報収集活動を行っていく上で、さまざまな障害がある。このページでは、政策提言・情報提供活動に欠かせないロジスティクスの仕事について紹介しよう。
NGOパスの入手
ほとんどの政府間国際会議では、NGOが会議場に入るための入場証（パス）が必要で、それらは、ほぼ事前予約制である。特にWTOのようなNGOをあまり会場に入れたがらない機関ほど、書類提出期限にはうるさく、一日でも遅れれれば、パスを手にすることができない。一方IMF・世銀総会のパスは期限を遅れても手にすることができる。期間によって厳しさは違うので、もし期限を過ぎていても一度コンタクトしてみることが重要だ。もちろん期限を守ることが重要だが・・・
ビザの入手
観光ではビザの必要のない国でも、NGO参加者に特別ビジネスビザを要求する国もある（WTOカンクン閣僚会議、メキシコ）。こういったあからさまな集金行為をする国で国際会議を行うことがそもそもの間違いだ。しかし、入国管理事務所と会議運営機関の連携が取れていないので、ビザを持っていなかったとしても問題にならない場合が多い。ちなみにビザが必要かどうかは日本にある各国大使館に問い合わせれば教えてくれる。
航空券の予約
海外出張便利帳を参照。
ホテルの予約
海外出張便利帳を参照。
もしあなたが会議場に頻繁に行く場合、注意しなければならないのは、できるだけ会議場周辺のホテルに泊まることだ。ビーチリゾートには、高級ホテルゾーンと市街地が分かれている場合もある（バリ・カンクンなど）。会議が行われている間、交通が著しく制限され、検問などが多く行われ、会議場に行くためにものすごい時間を費やすことになるからだ。
インターネットのできる場所確認
最近ではほとんどの国際会議で、NGOが無料で使えるインターネットを会議場内や周辺に用意している。しかし、パスを持っている人しか使えなかったり、日本語が読めなかったり、混雑して使えなかったりすることが多い。自分のノートパソコンを持って行くことがベストだし、会議場周辺のネットカフェをあらかじめ調べておくと良いだろう。インターネットカフェは英語の旅行ガイドブック「Lonely
Planet」で探すか、検索エンジンを使って「地名」＆「internet cafe」などのキーワードで探すこともできる。
コピーのできる場所確認
最近ではほとんどの国際会議で、NGOが無料で使えるコピー機を会議場内や周辺に用意している。しかし、ほとんど場合、紙がなくなっていたり、そもそも紙を持ち込みの場合も多い。事前にコピー機の場所をインターネットで見つけることは難しいが、現地に着いてからできるだけ早くにコピー屋、ビジネスセンターなどを見つけると良いだろう。
海外携帯電話の選び方
使える海外携帯の選び方を参照
日本で申し込める国際電話会議サービス
現在、日本で申し込むことのできる国際電話会議サービスとして、以下のものがある。
もって行くと便利なもの
国際会議で政策提言するにあたって、以下のものをもっていくといろいろと約に夏だろう。
- ノートパソコン：メール送受信、ウェブサイトの更新、ドキュメントの作成などに必須。モデムが海外対応になっているもの、東芝、IBMなどは海外対応モデムを標準装備している。また、電圧、プラグの形状などに合わせて、付属品を準備する必要がある。
- デジタルカメラ：会議の情報をすばやくウェブサイトにアップするためにはデジタルカメラが便利。
- 小型のプリンター：プレスリリースなどを作成するときに便利。
- 蛍光ペン＆ポストイット：大量の文書を読み込むときに重宝する。
- 穴あけ式ファイル＆穴あけパンチ：大量の文書を手際よくさばくには、穴あけ式のファイルがベスト
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